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As-tu les outils pour faciliter le télétravail à ton équipe?

 

Est-ce que le télétravail représente une nouvelle réalité pour ton entreprise et toi?

Chez Bombes Créatives, le télétravail faisait occasionnellement partie de nos habitudes depuis déjà plusieurs années, ce qui nous a permis de mieux vivre les changements drastiques de 2020 reliés à la distanciation sociale et le confinement. Tu veux quelques trucs pour t’adapter et faire en sorte que ton équipe soit efficace, même à distance?

  

  1.   Malgré la distance, priorise la proximité!


Ce n’est pas parce que tes collègues et toi travaillez à distance que vous ne pouvez pas vous sentir proches. Il faut entretenir la proximité non seulement pour la motivation des troupes, mais aussi pour l’efficacité de tous.

  • Prévois des meetings hebdomadaires avec certaines personnes stratégiques et des meetings quotidiens avec les collègues avec qui tu as des projets communs.

  • Assure-toi d’avoir des outils de visioconférence. Rien de mieux qu’une rencontre vidéo pour avoir une impression de contact humain!

  • Bâtis des documents de référence pour rassembler des informations pertinentes pour plusieurs personnes. En notant dans un document partagé les grandes lignes de tes rencontres stratégiques avec le département des ventes par exemple, tu offres à ton équipe marketing et de communication, qui ne fait pas partie de ces rencontres, des informations très utiles à leur travail.

  

  1.   Utilise les bons outils


Concernant les outils à mettre en place ou à privilégier, c’est variable d’une entreprise à l’autre. C’est à toi de te questionner sur tes besoins et piger dans mes pistes d’idées :

  • Google Drive ou autre outil équivalent : Pour l’efficacité de tous à distance, utilise un outil permettant de stocker des dossiers et des fichiers accessibles à tous. Google Drive a l’avantage de permettre le travail collaboratif, c’est-à-dire que plusieurs personnes peuvent travailler dans le même fichier en même temps.

  • Asana, Trello, Basecamp ou autre outil de gestion de projet : Au niveau marketing, il s’en passe des tâches et des sous-tâches pour arriver à tes fins! Un outil de gestion de projet permet non seulement de lister les tâches mais de désigner des responsables et de voir l’évolution des projets avec des statuts comme « en cours », « sur hold », « terminé », « transféré en création », etc. Un must en télétravail!

  • Zoom, Google Meet, Teams, Webex ou autre outil de visioconférence : Assure-toi que tous les membres de ton équipe peuvent facilement communiquer entre eux.

  • Google Hangout, Slack ou autre outil de clavardage instantané : Il peut être très utile de régler quelques questions urgentes au quotidien en clavardant directement avec des collègues (pour éviter les échanges inutiles de 24 courriels, par exemple).

 

  1.   Définis des processus de communication interne clairs


Je viens d’énumérer une liste d’outils pratiques, mais ce n’est pas tout, de les mettre en place. Il faut également clarifier les processus de communication souhaités pour éviter que les outils deviennent plus nuisibles qu’utiles. Voici certains éléments que tu peux clarifier avec ton équipe :

  • Le clavardage instantané sert seulement pour des questions urgentes.

  • Certains canaux de communication, comme l’outil de clavardage ou le « chat » de l’outil de visioconférence, ne doivent pas contenir des informations essentielles de référence.

  • Le document de référence de projet doit être mis à jour chaque lundi matin, avant la rencontre d’équipe.

  • Etc.

Et même si tout te semble clair, assure-toi de valider la bonne compréhension de tous.

  

  1.   Fais une place importante au fun!


Au-delà du défi d’avoir des outils et processus permettant le bon fonctionnement des équipes, le
fun doit également rester une priorité! Il y a plusieurs façons de continuer à mobiliser les gens et créer un bon esprit d’équipe, malgré la distance :

  • Accorder 5 minutes en début de meeting pour avoir du fun (raconter sa fin de semaine, écouter des anecdotes drôles de collègues, etc.)

  • Créer plusieurs occasions de socialiser : des dîners d’équipe, des pauses-café jasette, des 5 à 7, etc.

  • Défis et jeux à l’interne, etc.

À l’occasion, valide le moral de tous!


 

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